فاز اول نرم افزار آرشیو الکترونیکی یکپارچه شهرداری ارومیه در معاونت فنی عمرانی راه اندازی شد

به گزارش روابط عمومی سازمان فاوا یاسر اسدپور اظهار کرد: حجیم بودن اسناد چاپی، صرف زمان زیاد برای جستجو در آنها و هزینه بالای فضای فیزیکی نگهداری اسناد و امنیت پایین بایگانی،از جمله مشکلاتی است که سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری ارومیه را بر آن داشت تا سیستم آرشیو الکترونیکی یکپارچه را برای مجموعه شهرداری طراحی و پیاده سازی نماید.

وی افزود: در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد امکان دستکاری ،از بین رفتن ، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد در حالیکه با الکترونیکی شدن اسناد و ایجاد گردش الکترونیک اسناد ، این احتمال به حدود صفر می رسد. در شهرداری ارومیه نیز این نیاز سالیان متمادی وجود داشت و تکنولوژی عرضه شده توانسته نیازهای گسترده شهرداری را پوشش دهد.

اسدپور گفت: این نرم افزار در فاز اول با همکاری معاونت فنی عمرانی در آن سازمان پیاده سازی و تا به حال تعداد 16863 سند از اطلاعات پروژه های تقاطع آذربایجان،کمربندی دوم شهر ارومیه، تقاطع مادر، تقاطع مدرس، تقاطع میثم، تقاطع امام علی (ع) و تقاطع امامت در سیستم ثبت و بایگانی شده است و در فازهای بعدی کل مجموعه شهرداری ارومیه به این نرم افزار مجهز شده و تمامی اسناد شهرداری بصورت الکترونیکی بایگانی خواهد شد.

رئیس سازمان فاوا از قابلیت های این نرم افزار به امکان تعريف هر نوع فيلد اطلاعاتي براي هر نوع سند، امكان تعيين فيلدهاي يكتا براي جلوگيري از ورود اطلاعات تكراري، امكان ثبت تصاوير و يا هر نوع فايل الكترونيكي براي اسناد، امكان ثبت پيوست‌هاي اسناد، امكان جستجوي اسناد بر اساس فيلدهاي اطلاعاتي تعريف شده، كدينگ اسناد، كد فيزيكي ، مدت زمان اعتبار باقيمانده سند و هر نوع اطلاعات ديگر سند، ارتباط با نرم افزار دبیرخانه و ... اشاره کرد.