مدیریت فرآیند کسب و کار با مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار یک مجموعه، به بالا بردن بازدهی آن مجموعه کمک می کند. بنابراین می توان آن را نوعی فرآیند بهینه سازی فرآیندها نامید. همه کارشناسان بر این عقیده اند که سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار باعث کارآیی و توانایی بیشتر در تغییر عملکرد یک مجموعه بوده و جایگزین بسیار مناسبی برای راهکار سنتی مدیریت سلسله مراتبی است.
آقای مهندس علی اسماعیلی، مدیر پروژه اتوماسیون اداری شهرداری ارومیه در این خصوص افزودند: « اکنون که با یاری خداوند متعال و همکاری و همدلی مجموعه شهرداری ارومیه، فاز استقرار نرم افزار اتوماسیون اداری فرزین آی کن به پایان رسیده است، نوبت آن است که به کمک راهکارهای موجود در این نرم افزار به بهینه سازی فرآیندهای موجود در شهرداری بپردازیم. در این مسیر چرخه BPM را شامل مدلسازی و طراحی، توسعه و اجرا و پیاده سازی، مدیریت و مانیتورینگ و آنالییز و بهینه سازی طی کرده و نهایتاً از مزایای زیر استفاده خواهیم کرد:
افزایش بهره وری سازمان و کاهش هزینه های مالی و زمانی
بهینه سازی مستمر فرآیندهای کسب و کار
تمرکز بر فرآیندهای کسب و کار
انطاف پذیری و چابکی سازمان در پیاده سازی صحیح و صریح قوانین سازمانی
کاهش وابستگی به تولید کننده
بازخورد اطلاعات و مهندسی مجدد فرآیندها
امکان شناخت سریع و راحت گلوگاه ها و از بین بردن آن ها
شفاف سازی فرآیندهای سازمان
تهیه گزارش ها و تحلیل مدیریتی
تحلیل اثربخشی پرسنل
تسهیل در تصمیم گیری و ایجاد تغییرات
و ...