به گزارش روابط عمومی سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات شهرداری ارومیه، در راستای سهولت و تسریع انجام امور و رفاه پرسنل شهرداری و سیاست حذف کاغذ، الکترونیکی شدن فرم صورت جلسات از سوی سازمان فناوری اطلاعات و ارتباطات در دستور کار قرار و اجرایی شد.
پیش از این هنگامی که صورتجلسه ای نوشته می شد باید امضاهای آن بعد از اتمام جلسه و با نامه گردانی بین ادارات جمع آوری و سپس ابلاغ می شد اما هم اکنون فرم الکترونیکی در اتوماسیون اداری ایجاد شده که بعد از تنظیم و نگارش دستور جلسه و انتخاب اعضا حاضر و غایب، به صورت سیستمی به تمامی اعضا جلسه ارسال شده و به رویت آنها می رسد.
از مزیت های مهم الکترونیکی شدن صورتجلسات ارجاع سریع و آرشیو سیستمی صورتجلسات است که همیشه در دسترس اعضاء جلسه بوده و اعضاء از هر مکانی که دسترسی به اینترنت داشته باشند می توانند وارد کارتابل خود شده و به صورتجلسه موردنظر دسترسی داشته باشند.
شایان ذکر است صورتجلسه ای که به صورت دستی در صحن جلسه نوشته و به امضا می رسد، قابلیت پیوست در فرم ایجاد شده را دارد و به صورت مستند به فرم صورتجلسه پیوست می شود.